Vorführung
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Unterweisen, schulen, nachweisen.

Praktische Funktionen gebündelt: Dokumente hochladen, Online-Schulungen erstellen, Präsenz-Unterweisungen dokumentieren, mit ID Austria und Unterschrift bestätigen. Digital signierte Berichte dienen als Nachweis.

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CareLog auf einen Blick

Dabei: individuelle Lesefristen und -intervalle
Dabei: Bestätigen mit ID Austria
Dabei: optionale Wissenstests
Dabei: Online-Schulungen aus Unterlagen
Dabei: Anmeldung ohne E-Mail-Adresse
Dabei: KI-Unterstützung
Dabei: Nachrichten auch per E-Mail oder WhatsApp
Dabei: Präsenz-Unterweisungen dokumentieren
Dabei: digital signierte Berichte
Dabei: auch als App verfügbar
Dabei: Software läuft auf allen Geräten
Dabei: individuelle Schriftgröße
Dabei: 1 Preis je Heim
Dabei: Archivieren statt Löschen
Dabei: intuitive Benutzeroberfläche
Dabei: Hilfecenter
Dabei: automatische Erinnerungen
Dabei: Bestätigen mit Unterschrift

So sieht CareLog tatsächlich aus:

CareLog: Übersicht der Heimleitung
Ausschnitt: Bestätigen mit ID Austria

Dashboard: Nachweisstand, Abteilungen, Termine

Der Nachweisstand auf einen Blick

Oben steht, wie viele Pflichten im ganzen Haus erfüllt sind. Darunter hat jede Abteilung ihre Ampel: Grün ist erledigt, Gelb heißt, es ist noch etwas offen, Rot heißt, da fehlt etwas.

Daneben sehen Sie, was im Postfach auf Sie wartet und welche Präsenzschulungen als Nächstes kommen. Abteilungsleitungen sehen dasselbe für ihre eigenen Abteilungen.

Wer sieht was?

CareLog: Lesestand je Dokument
Ausschnitt: Ordner Hygiene mit Lesestand

Dokumente: Einweisung Patientenlifter, 6 von 10 haben gelesen, Frist überschritten

Dokumente verteilen

Datei hochladen, Ordner wählen, Lesefrist setzen. Über Benutzerrollen legen Sie fest, wer lesen muss, etwa die Pflege oder die Küche. Ein Dokument ohne Rolle gilt für alle.

Kommt eine neue Fassung, lesen alle neu, und die alten Bestätigungen bleiben, wo sie sind.

Mehr zu den Lesefristen

CareLog: Benutzer mit Lesebestätigungen
Ausschnitt: Stammdaten einer Mitarbeiterin

Benutzer: Julia Steinbach hat 3 von 4 Dokumenten bestätigt.

Lesen und bestätigen

Auf Wunsch geht Bestätigen erst, wenn das Dokument eine Weile offen war, und erst nach einem kurzen Wissenstest. Beides legen Sie je Dokument fest.

Dann bestätigt man direkt mit ID Austria. Oder man unterschreibt am Stationsgerät und bestätigt später gesammelt mit ID Austria, innerhalb von zwei Monaten.

Mehr zu ID Austria

CareLog: Berichte erstellen
Ausschnitt: Ihr Bericht

Berichte: Lesestand von Wohnbereich 1 nach Personen, aktueller Stand.

Berichte mit Stichtag

Wie stand es am 31. März im Wohnbereich 1? In drei Schritten haben Sie den Bericht als PDF oder Excel.

Jeder PDF-Bericht ist digital signiert, und in CareLog prüfen Sie jederzeit, ob er echt und unverändert ist.

Mehr zu den Berichten

CareLog: Postfach
Ausschnitt: Postfach-Hinweis in der Übersicht

Postfach: Eine Namensänderung wartet auf Ihre Freigabe.

Das Postfach im Haus

Ankündigungen gehen ans ganze Haus, an einzelne Abteilungen, an Benutzerrollen oder an bestimmte Personen. Vorher sehen Sie, wie viele es erreicht.

Auch Anträge, etwa eine Namensänderung, landen hier und warten auf Ihre Freigabe.

Mehr zu den Nachrichten

CareLog: Mail-Center in den Einstellungen

Mail-Center. Welche Erinnerungen rausgehen, entscheiden Sie.

Nichts mehr vergessen.

Das Mail-Center erinnert automatisch an ungelesene Dokumente, an die Teilnahmebestätigung nach einer Präsenzschulung und an vorläufige Unterschriften, für die eine Sammelbestätigung fällig ist.

Wann und wie oft erinnert wird, stellen Sie selbst ein.

Erinnerungen per E-Mail oder WhatsApp

Die Funktionen im Einzelnen

Lesefristen

Einmal festlegen. Läuft dann von selbst.

Beim Hochladen bestimmen Sie, bis wann ein Dokument zum ersten Mal gelesen werden muss und wie oft danach: einmalig, jeden Monat, alle 3 oder 6 Monate, jedes Jahr oder alle 2 Jahre. Verstreicht eine Frist, beginnt die nächste, die Dokumente müssen dann erneut gelesen werden. Neue Fassungen ebenso, die Bestätigungen zu früheren Versionen bleiben aber erhalten.

Versäumt bleibt versäumt. Wird erst nach der Lesefrist gelesen und bestätigt, ist das im Bericht vermerkt.

Weiter zum Wissenstest

CareLog am Handy: vier Dokumente zu lesen, mit Fälligkeit
Wissenstest

Die Fragen schreibt die KI. Sie geben sie frei.

Zu jedem Dokument kann eine kurze Wissensüberprüfung gehören. Die KI liest das Dokument und schlägt Fragen inklusive richtiger Antworten vor. Sie ändern, streichen oder ergänzen die Fragen. Abschließen und Bestätigungen kann man erst, wenn alle Fragen korrekt beantwortet wurden. Auf Wunsch kann eine Mindestlesezeit für das Dokument festgelegt werden.

Nicht bestanden? Dann sieht man nur, wie viele Antworten gestimmt haben. Welche, verrät CareLog nicht.

Weiter zu den Berichten

CareLog am Handy: Wissenstest mit einer Frage
Berichte

Drei Schritte bis zum Bericht.

Sie entscheiden, welche Informationen Sie im Moment benötigen. Laden Sie den Bericht als PDF oder Excel-Datei herunter. Frühere Nachweisstände lassen sich für jedes Datum jederzeit aufrufen. Im Bericht ist zudem ersichtlich, ob die Bestätigung mit ID Austria, Unterschrift oder stellvertretend durch eine andere berechtigte Person erfolgt ist.

Das PDF ist digital signiert. Ob es echt und unverändert ist, prüfen Sie in CareLog unter „Bericht prüfen“.

Weiter zu ID Austria

Ausschnitt: Ihr Bericht, Lesestand von Wohnbereich 1, mit Knopf zum Herunterladen

ID Austria

Bestätigt mit ID Austria.

Mit der ID Austria bestätigen Ihre Mitarbeiter:innen, dass sie ein Dokument gelesen haben. So ist nachvollziehbar, wer die Bestätigung abgegeben hat. Die Anmeldung bei CareLog mit der ID Austria ermöglicht zudem eine flexible Nutzung auf privaten Geräten.

  • Direkt bestätigen: Wer das Handy dabeihat, bestätigt gleich nach dem Lesen mit ID Austria. So entfallen später notwendige Sammelbestätigungen für Dokumente.
  • Vorerst händisch unterschreiben: Wird mit Finger, Stift oder Maus unterschrieben, müssen alle Unterschriften innerhalb von zwei Monaten mit ID Austria bestätigt werden.
  • Bestätigung bei Präsenz-Unterweisungen: Alle anwesenden Personen bestätigen ihre Teilnahme mit ID Austria.
  • Nachvollziehbarkeit im Bericht: Es ist im Bericht ersichtlich, ob mit ID Austria, Unterschrift oder stellvertretend durch die Heimleitung bestätigt wurde.

Dokumente

Weniger ist manchmal mehr.

Nicht für alle Inhalte ist eine Online-Schulung nötig. Laden Sie einfach das passende Dokument hoch, weisen Sie es den zuständigen Mitarbeiter:innen zu und CareLog stellt sicher, dass es alle erreicht, die es lesen müssen.

  • Hochladen: als PDF bis 30 MB, Word (DOCX), PowerPoint (PPTX), Bild bis 15 MB oder Video bis 2 GB.
  • Lesefristen und -intervalle: flexibles Datum, einmalig, jeden Monat, alle 3 oder 6 Monate, jedes Jahr oder alle 2 Jahre.
  • Optionales Quiz: Die KI schlägt Fragen zum Dokument vor. Sie prüfen die Inhalte vor der Freigabe.
  • Optionale Mindestlesezeit: Bestätigen funktioniert erst, wenn das Dokument eine bestimmte Zeitdauer geöffnet war.
Lieber ein Kurs? Zu den Online-Schulungen

Online-Schulungen

Von Ihren Unterlagen schnell zur fertigen digitalen Schulung.

Erstellen Sie Online-Schulungen für Ihre Mitarbeiter:innen, um Inhalte anschaulich aufzubereiten und Wissen interaktiv zu vermitteln. Laden Sie dazu einfach ein bestehendes Dokument, eine Präsentation oder ein Schulungsvideo hoch.

  • Vorhandene Unterlagen als Basis

    Aus Dokumenten, Präsentationen, Bildern, Videos, Webseiten oder einer kurzen Beschreibung entsteht ein Kurs. Die KI schlägt die Lektionen vor, Sie passen sie an und geben den Kurs frei.

  • Quizfragen für das Verständnis

    Zu jedem Dokument und jeder Lektion schreibt die KI Testfragen samt Antworten. Sie ändern, streichen oder ergänzen sie. Um die Schulung abzuschließen, muss man alle Fragen korrekt beantworten.

  • Lektionen aus vielen Formaten

    Die KI erfasst die Inhalte aus beliebigen Dateiformaten: PDF, Word (DOCX), PowerPoint (PPTX), Bilder (PNG, JPG, WEBP, GIF), Videos (MP4, MOV, M4V, WEBM), Texten und Internetlinks.

  • Individuelle Gestaltung

    Möchten Sie selbst eine neue Schulung erstellen, können Sie mit Text, Bildern, Videos und Karteikarten arbeiten. Die Reihenfolge ändern Sie, indem Sie die einzelnen Bausteine an eine andere Stelle verschieben.

Sie behalten immer das letzte Wort: Alle Inhalte, die von der KI erstellt wurden, werden vor der Freigabe von Ihnen überprüft und falls nötig überarbeitet. Natürlich können Sie mit dem Tool Online-Schulungen auch gänzlich ohne KI-Unterstützung gestalten.

Präsenz-Unterweisungen

Vor Ort geschult, digital dokumentiert.

Erstunterweisungen und Unterweisungen zum konkreten Arbeitsplatz müssen unmittelbar und persönlich durchgeführt werden. Mit CareLog werden die Inhalte und Teilnehmer:innen einer in Präsenz stattfindenden Unterweisung festgehalten.

  • Anwesenheitskontrolle: Vor Ort hakt die Leitung alle anwesenden Personen in der digitalen Liste ab.
  • Teilnahmebestätigung: Mit der ID Austria oder der eigenen Unterschrift bestätigen Mitarbeiter:innen ihre Teilnahme.
  • Nachholtermine: Wer gefehlt hat, nimmt an einem späteren Termin an der Unterweisung teil.
  • Teilnahmeprotokoll: Den fertigen Bericht zur Präsenz-Unterweisung erhalten Sie jederzeit als PDF zum Download.

Nachrichtensystem

Nachrichten, die sicher ankommen.

Ankündigungen, Einladungen und Erinnerungen landen direkt im CareLog-Postfach. Wahlweise erhalten Ihre Mitarbeiter:innen die Benachrichtigungen auch per E-Mail, WhatsApp oder Push-Nachricht direkt auf ihr Handy.

  • Flexible Empfängerauswahl: Versenden Sie Nachrichten an alle Mitarbeiter:innen, verschiedene Abteilungen oder ausgewählte Personen in Ihrer Einrichtung.
  • Automatische Erinnerungen: CareLog erinnert automatisch an ungelesene Dokumente, offene Bestätigungen nach Präsenzschulungen und ausstehende Sammelunterschriften.
  • Individuelle Frequenz: Erinnerungszeitpunkt und -häufigkeit bestimmen Sie selbst im Mail-Center, CareLog kümmert sich um den Rest. So gerät nichts in Vergessenheit.

Handy-App

CareLog in der Hosentasche.

Lesen, Kurse machen, Bestätigen: Das alles können Mitarbeiter:innen mit der CareLog App auch bequem auf ihrem Handy erledigen. Auf Wunsch meldet sich CareLog mit einer Push-Benachrichtigung, sobald es etwas Neues gibt.

  • Log-in mit ID Austria oder Benutzername und Passwort
  • Offene Dokumente, Kurse und Termine auf einen Blick
  • Bestätigen mit ID Austria am selben Gerät
  • Log-in ohne ID Austria auf freigeschalteten Geräten
CareLog am Handy: Wissenstest
CareLog am Handy: Lesebestätigung mit ID Austria
CareLog am Handy: Übersicht einer Mitarbeiterin mit einem Dokument zu lesen

Derzeit in Arbeit: Anbindung an ALEX

Neu im Team? Schon in CareLog.

Sie planen die Dienste mit ALEX? Wir arbeiten gerade daran, dass CareLog Ihre Mitarbeitenden zukünftig direkt aus dem Dienstplan übernehmen kann, sodass neue Kolleg:innen nicht erst manuell angelegt werden müssen. Bis die Anbindung funktioniert übernehmen Sie selbst diese Aufgabe, die nur wenige Minuten dauert.

  • Neueintritt: Wer in ALEX angelegt wird, bekommt ein Konto in CareLog und sieht sofort seine Pflichtdokumente.
  • Stationswechsel: Wechselt jemand die Station, wird die Person auch in CareLog einer anderen Abteilung zugeordnet.
  • Austritt: Das CareLog Nutzerkonto wird ins Archiv verschoben. Die Nachweise bleiben dabei erhalten.
  • Freigabe: Auf Wunsch erscheint eine neue Person in CareLog erst, wenn die Heimleitung sie freigibt.

Kleinigkeiten, die im Alltag zählen.

Gemacht für Pflege- und Betreuungseinrichtungen.

Anmeldung ohne E-Mail-Adresse

Die erstmalige Anmeldung erfolgt mit Benutzername und Einmal-PIN. Später kann man sich auch mit der ID Austria einloggen. Wer eine E-Mail-Adresse hat, bekommt Erinnerungen auf diesem Weg.

Nur freigeschaltete Geräte

Mit CareLog kann nur auf Geräten, die mit einem Code freigegeben wurden, gearbeitet werden. Geht ein Gerät verloren, löschen Sie es und es ist kein Zugriff mehr möglich.

Individuelle Schriftgröße

Die Schriftgröße kann auf individuelle Bedürfnisse angepasst werden, damit das Lesen angenehm ist.

Flexible Nutzung auf allen Geräten

Ob am Laptop, PC, Tablet oder Handy: CareLog läuft auf allen Geräten.

Archivieren statt Löschen

Verlassen Mitarbeiter:innen die Einrichtung, werden die Nutzerkonten ins Archiv verschoben. Die Nachweise bleiben erhalten.

Hilfecenter in der App

Bei Fragen oder Problemen finden Sie direkt in der App Unterstützung im Hilfecenter. Natürlich sind wir auch telefonisch oder per E-Mail für Sie erreichbar.

Wer sieht was?

  • Die Heimleitung kann alle Abteilungen, Dokumente, Berichte, Online-Schulungen, Präsenzschulungen und Geräte einsehen.

  • Die Verwaltung kann ebenso alle Abteilungen, Dokumente, Berichte, Online-Schulungen, Präsenzschulungen und Geräte einsehen.

  • Die Abteilungsleitung hat den Überblick über die ihre Abteilung. Sie sieht, bei wem noch Lesebestätigungen offen sind und kann einen Bericht für die Abteilung erstellen.

  • Mitarbeiter:innen sehen die ihnen zugewiesenen Dokumente und die jeweiligen Fristen, Kurse, Präsenzschulungen und das Postfach. Zudem sehen Sie alle ihre bereits vorliegenden Bestätigungen.

Neugierig geworden?

Wir kommen gerne in Ihre Einrichtung oder zeigen CareLog am Bildschirm in einem Online-Meeting.

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Fragen zu den Funktionen

Welche Dateitypen kann ich hochladen?

PDF bis 30 MB, Bilder bis 15 MB (PNG, JPG, WEBP, GIF), Videos bis 2 GB (MP4, MOV, M4V, WEBM); Word (DOCX), PowerPoint (PPTX), TXT, MD bis 30 MB

Wie lege ich fest, wer ein Dokument lesen muss?

Das stellen Sie über die Benutzerrollen ein. Wer beispielsweise die Rolle „Pflege“ hat, bekommt alle Pflege-Unterweisungen zugewiesen. Ein Dokument ohne Rolle gilt für alle Mitarbeiter:innen im Haus.

Gibt es eine Mindestlesezeit?

Ja Sie legen fest, wie lange ein Dokument mindestens geöffnet sein muss. Vorher lässt es sich nicht bestätigen. Gezählt wird nur, solange das Fenster vorne ist.

Kann die Heimleitung für jemanden bestätigen?

Ja, etwa wenn eine Person keine ID Austria besitzt und und die gesammelte Dokumentenbestätigung somit nicht selbst durchführen kann. Im Bericht ist dieser Umstand mit „Stellvertretend durch …“ gekennzeichnet.

Woher kommen die Inhalte der Online-Schulungen?

Der KI-Assistent entnimmt die Inhalte aus Ihren eigenen Unterlagen, wie etwa dem Hygieneplan, Präsentationen, Videos oder sogar ganzen Webseiten. Sie können die gewünschten Inhalte der KI auch in ein paar Sätzen beschreiben. Es entsteht ein Entwurf, den Sie selbst vor der Freigabe prüfen und ggf. überarbeiten.

Werden Erinnerungen auch per WhatsApp oder Push-Benachrichtigung verschickt?

Das ist möglich. Immer dabei sind das Postfach in CareLog und E-Mails an alle, die eine Adresse haben. WhatsApp-Benachrichtigungen und Push-Nachrichten direkt am Handy richten wir auf Wunsch für Ihr Haus ein.

Werden neue Mitarbeitende aus dem Dienstplan übernommen?

Eine Anbindung an den ALEX-Dienstplan ist in Arbeit. Bis dahin legt die Heimleitung oder Verwaltung neue Mitarbeiter:innen selbst im System an, das dauert etwa eine Minute.